Podmínky zpracování osobních údajů

Když do Remesa zadáte údaje o svých zákaznících, zůstáváte jejich správcem. My jsme zpracovatel: data držíme a zpracováváme za vás. Pro takový vztah vyžaduje nařízení GDPR písemnou smlouvu. Tenhle dokument tou smlouvou je a uzavíráte ho spolu s obchodními podmínkami. Nemusíte nic podepisovat ani o nic žádat.

Jako správce máte vůči svým zákazníkům vlastní povinnosti: mít pro zpracování právní základ (u zakázky je to plnění smlouvy) a informovat je, že jejich údaje vedete v Remesu (články 13 a 14 GDPR). Stačí věta ve vašich podmínkách nebo na nabídce.

Co děláme s údaji o vás jako o uživateli, popisují zásady ochrany osobních údajů. Tam jsme naopak správcem my.

Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR, tedy například údaje o zdraví, do aplikace nepatří. Remeso na ně není stavěné a pro jejich zpracování ho nepoužívejte.

Osobní údaje zpracováváme pouze podle vašich doložených pokynů, včetně případného předání do třetí země. Vaším pokynem je samotné používání aplikace a nastavení, která v ní zvolíte. Pokud by nám zpracování ukládal zákon, dáme vám o tom vědět předem, ledaže by to ten zákon zakazoval.

Když podle nás váš pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně údajů, upozorníme vás na to.

• Každý, kdo se k údajům u nás dostane, je vázán mlčenlivostí.
• Přenos dat je vždy šifrovaný. Data jednotlivých firem jsou od sebe oddělená a vidí je jen přihlášení uživatelé dané firmy.
• Hesla neukládáme, o přihlašování se stará specializovaná služba.
• Přístupy jsou omezené na nezbytné minimum a zálohy se drží nejvýše 30 dní.
• Opatření odpovídají povaze zpracování a riziku podle článku 32 GDPR a průběžně je vyhodnocujeme.

Udělujete nám obecné povolení zapojit další zpracovatele. Aktuální seznam i to, k čemu slouží a kde běží, najdete v zásadách ochrany osobních údajů. Každému z nich ukládáme stejné povinnosti, jaké máme vůči vám, a odpovídáme vám za jejich práci stejně jako za svoji.

Když budeme chtít zpracovatele přidat nebo vyměnit, dáme vám vědět e-mailem nebo v aplikaci nejméně 30 dní předem. Do té doby můžete vznést námitku. Pokud ji nedokážeme vyřešit, máte právo smlouvu vypovědět a předplatné zrušit bez sankce; nevyčerpanou část zaplaceného období vám vrátíme.

• Když se na vás obrátí zákazník se žádostí o výpis, opravu, výmaz nebo přenos údajů, pomůžeme vám ji vyřídit. Většinu zvládnete sami přímo v aplikaci, data jdou exportovat i mazat.
• Když se na nás s takovou žádostí obrátí váš zákazník přímo, sami ji nevyřídíme. Odkážeme ho na vás a dáme vám vědět.
• Pomůžeme vám se zabezpečením, hlášením porušení a posouzením vlivu podle článků 32 až 36 GDPR, v rozsahu, který odpovídá tomu, co o zpracování víme.
• Porušení zabezpečení vám ohlásíme bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvíme, spolu s tím, co se stalo a co s tím děláme. Ohlášení úřadu a vašim zákazníkům je pak na vás, jste správce.

Po skončení přístupu máte 30 dní na to, abyste si data stáhli nebo účet obnovili. Po uplynutí této doby data z aplikace smažeme včetně kopií, s výjimkou toho, co musíme uchovat podle zákona, typicky účetních dokladů. Ze záloh data zmizí nejpozději do 30 dnů od smazání.

Na vyžádání vám poskytneme informace potřebné k doložení, že plníme povinnosti podle tohoto dokumentu. Umožníme také kontrolu nebo audit, ať už ho provedete vy, nebo auditor, kterého pověříte. Domluvíme se předem na termínu, rozsahu a na tom, aby kontrola neohrozila data ostatních zákazníků. Běžné dotazy stačí poslat na podpora@remeso.cz.

Někteří dodavatelé zpracovávají data mimo Evropskou unii. U nich je přenos krytý standardními smluvními doložkami Evropské komise. Konkrétní seznam i to, kde která služba běží, najdete v zásadách ochrany osobních údajů.

Tyhle podmínky můžeme upravit, o změně ale dáme vědět nejméně 30 dní předem. Když se vám nová verze nelíbí, zrušte předplatné do jejího nabytí účinnosti. Rozhodné právo a řešení sporů jsou stejné jako v obchodních podmínkách.